재직증명서 경력증명서 발급 방법 정리

이직이나 금융 거래 시 필요한 재직증명서와 경력증명서 발급 방법을 모르면 당황하기 쉽습니다. 가장 일반적인 방법부터 대체 방법까지 상세히 안내해 드립니다.

재직증명서와 경력증명서 차이점과 용도

이직이나 여러 행정 절차에서 자주 요구되는 재직증명서와 경력증명서는 비슷해 보이지만 명확한 차이가 있습니다. 이름 때문에 혼동하기 쉽지만, 쓰임새가 완전히 다르니 이번 기회에 확실히 알아두시죠.

경력증명서란 무엇인가?

말 그대로 과거에 일했던 직장에서의 이력을 공식적으로 증명하는 서류입니다. 어느 회사에서 언제부터 언제까지 근무했는지, 어떤 부서에서 무슨 직무를 담당했고 최종 직책은 무엇이었는지 등이 상세하게 기재됩니다.

주요 용도는 단연 이직입니다. 새로운 회사에 자신의 과거 업무 경험과 성과를 객관적으로 증빙하는 핵심 자료죠. 단순히 ‘나 이런 일 해봤다’는 말보다 훨씬 강력한 증거가 됩니다. 이를 바탕으로 연봉이나 직급 협상에서 유리한 고지를 점할 수도 있습니다. 경력직 채용 과정에서는 거의 필수적으로 요구되는 서류라고 생각하시면 됩니다.

재직증명서란 무엇인가?

반면 재직증명서는 현재 특정 회사에 소속되어 근무하고 있음을 증명하는 서류입니다. ‘과거’가 아닌 ‘현재’의 상태를 나타내는 것이죠.

따라서 은행에서 대출을 받거나 신용카드를 발급받을 때, 비자 신청 시, 혹은 관공서에 제출해야 할 때 등 현재 직업 및 소득 상태를 증명해야 하는 다양한 상황에서 필요합니다. 회사 내부적으로 다른 부서나 업무 지원 시 요구하는 경우도 간혹 있습니다.

결국 핵심 차이점은 ‘시점’입니다. 경력증명서는 과거의 기록, 재직증명서는 현재의 상태를 증명하는 것이죠. 이직 시에는 경력증명서, 현재 소속 증명이 필요할 때는 재직증명서. 용도를 명확히 파악하고 필요한 서류를 준비하는 것이 중요합니다. 각 서류의 쓰임새를 알았으니, 이제 가장 확실한 발급처인 회사를 통해 받는 방법을 자세히 알아보겠습니다.

가장 확실한 방법 회사에서 직접 발급받기

재직증명서와 경력증명서를 발급받는 가장 기본적이고 확실한 방법은 역시 현재 다니고 있거나 혹은 과거 몸담았던 회사에 직접 요청하는 것입니다. 가장 정석적인 방법이죠.

그렇다면 누구에게, 어떻게 요청해야 할까요? 회사 규모에 따라 담당자가 다릅니다.

* 대기업이나 규모가 좀 있는 중견기업이라면 보통 인사팀(HR팀)이 이 업무를 전담합니다. 요즘은 사내 인트라넷을 통해 간편하게 신청하고 출력까지 가능한 시스템을 갖춘 곳이 많으니 먼저 확인해보세요. 클릭 몇 번으로 해결될 수도 있습니다.
* 중소기업이나 스타트업처럼 조직이 단출한 곳은 특정 팀보다는 경리 담당자나 총무 담당자, 혹은 대표가 직접 서류 발급을 챙기는 경우가 흔합니다. 누구에게 말을 해야 할지 애매하다면, 평소 급여나 4대 보험 관련 업무를 처리하는 분께 문의하는 것이 가장 빠릅니다.

어떤 회사든 발급 요청 시 다음 정보는 명확하게 전달해야 처리가 빠릅니다. 괜히 두 번, 세 번 연락하는 번거로움을 줄일 수 있죠.

* 신청하는 본인 성명
* 주민등록번호 (또는 회사에서 사용하는 사번, 생년월일 등 식별 정보)
* 재직 기간 (경력증명서에만 해당. 언제부터 언제까지 근무했는지)
* 근무했던 부서와 직책, 주요 담당 업무 (경력증명서 상세 기재 요청 시)
* 서류를 어디에 사용할 것인지 (제출 용도): 예) 이직 회사 제출용, 금융기관 제출용, 관공서 제출용 등
* 필요한 부수

혹시 퇴사를 앞두고 있다면, 퇴사 절차를 진행하면서 필요한 서류를 미리 요청해서 받아두는 것이 현명합니다. 특히 규모가 작은 회사는 담당자가 다른 업무로 바쁘거나 부재중일 경우 발급이 예상보다 늦어질 수 있습니다. 미리 여유를 두고 신청하는 습관, 중요합니다.

회사 발급 불가 시 대처법

하지만 가장 확실한 방법인 회사 직접 발급이 막히는 경우도 있습니다. 회사가 문을 닫았거나, 이런저런 이유로 발급을 꺼리는 상황이죠. 이럴 때 발만 동동 구를 수는 없는 법! 활용 가능한 대체 방법과 온라인 발급 루트를 확실하게 짚어드립니다.

회사가 폐업한 경우

근무했던 회사가 흔적도 없이 사라졌다면, 당연히 회사 발급은 불가능합니다. 하지만 너무 걱정 마세요. 경력을 증명할 강력한 대체 서류가 있습니다.

• 국민연금 가입내역증명서: 가장 대표적인 대체 서류입니다. 국민연금공단 웹사이트나 ‘The건강보험’ 앱에서 공동인증서나 간편인증만 있으면 즉시 발급 가능합니다. 어느 회사에서 언제부터 언제까지 근무했는지 명확히 나오기 때문에 대부분의 기관에서 경력증명서 대용으로 인정해줍니다.

회사가 발급을 거부할 때

근로기준법상 회사는 퇴직한 직원이라도 경력증명서 등을 요구하면 지체 없이 발급해 줘야 합니다(30일 이상 근무 시). 그럼에도 정당한 사유 없이 버틴다면? 다른 방법을 찾아야죠.

• 국민연금 가입내역증명서 활용: 폐업 시와 마찬가지로 가장 먼저 고려할 옵션입니다.
• 고용보험 피보험자격 이력 내역서: 고용보험 웹사이트(고용보험EDI)나 정부24에서 발급받을 수 있습니다. 회사 이름과 입사일(취득일), 퇴사일(상실일)이 명시되어 재직 기간 증빙에 유용합니다.
• 4대 보험 가입증명서 (정부24): 건강보험, 국민연금, 고용보험, 산재보험 가입 이력을 한눈에 보여줍니다. 이를 통해 해당 회사에 소속되어 있었다는 사실을 증명할 수 있습니다.
• 근로계약서 및 급여명세서: 이것들만으로는 공식 증명서가 되기 어렵지만, 위 서류들과 함께 보조 자료로 제출하면 근무 사실을 뒷받침하는 데 힘을 실어줄 수 있습니다. 평소에 잘 챙겨두는 습관이 중요합니다. ※ 특히 담당 업무 등 상세 내용 증빙이 필요할 때 유용합니다.

온라인 발급처 한눈에 보기

언제든 필요할 때 바로 발급받을 수 있도록 온라인 창구를 알아두면 편리합니다.

회사에서 발급이 어렵다고 해서 길이 없는 것은 아닙니다. 상황에 맞는 적절한 대체 서류를 활용하면 충분히 경력을 증명할 수 있습니다. 미리 온라인 발급 방법을 숙지해두면 어떤 상황에서도 당황하지 않고 대처할 수 있을 겁니다.

마무리

재직증명서와 경력증명서는 이직, 대출 등 다양한 상황에서 필요한 중요 서류입니다. 가장 확실한 방법은 회사에 직접 요청하는 것이지만, 회사가 폐업했거나 발급을 거부하는 경우 국민연금 가입증명서나 고용보험 이력 확인서 등 대체 서류를 활용할 수 있습니다. 필요한 상황에 맞춰 미리 발급 방법을 숙지하고 준비하는 것이 중요합니다.